8 функций, которые следует реализовать в приложении для управления документами
Информационные технологии проникли практически в каждую сферу жизни человека. Компании используют различные типы программного обеспечения, которые упрощают и оптимизируют различные бизнес процессы.
В данной статье мы рассмотрим системы управления документами и веб и мобильные приложения как решения в данной области.
Системы управления документооборотом используются, как следует из названия, для управления различными типами документов. Существует множество В2В приложений, которые используются для этих целей и упрощают работу сотрудников.
Они включают ряд функций, которые можно включить в систему управления документами, в этой статье мы собрали и описали наиболее важные из них.
1. Хранение данных
Программное обеспечение для управления документами позволяет хранить вседокументы предприятия в одном месте. Вам не нужно будет держать огромные стопки бумаг и башни из папок в офисе, так как все данные будут храниться на сервере.
И это как раз тот случай, в котором очень полезны облачные сервисы, благодаря которымвам не нужен собственный для хранения данных, при этом вы также будете иметь доступ ко всем файлам в режиме онлайн.
Это удобнее и выгоднее, чем владение внутренним сервером и предоставит вашим работникам более гибкий доступ к документам. Стоит также отметить, что функция хранения данных является одной из наиболее популярных функций в разработке мобильных и веб приложений.
2. Конвертер форматов
Все большее число компаний прекращают использовать старомодный вид хранения документов в бумажном виде, заменяя его приложениями для управления документами.
Если вы хотите сделать то же самое в вашем бизнесе, вам стоит подумать о том, как перенести данные с бумаги в цифровую систему и как справиться с бумажными документами, которые вы будете получать в будущем.
Современные приложения для управления документами позволят вам легко сканировать документы и переводить их в цифровые форматы, а также предложат функции распознавания текста.
Таким образом, вашим сотрудникам не придется печатать что-либо, когда они получат письмо или документ по обычной почте — им придется всего лишь отсканировать его и выбрать наиболее удобный формат — и документ уже находится в системе.
3. Интеграция
Вы наверняка используете различное программное обеспечение в вашей компании, например, CRM, ERP, BPA и другие системы.
Вероятно, вы хотели бы обеспечить автоматическую синхронизацию между всеми ними для обеспечения простой передачи информации и работы внутри команды.
К счастью, это больше не является проблемой для многих систем и в дальнейшем станет ещё более доступным, если вы выберете разработку мобильного или веб приложения для вашей компании.
Вы даже можете разработать единую систему, которая будет включать CRM, ERP и систему управления документооборотом в качестве отдельных составляющих системы.
Таким образом, данные, хранящиеся в приложении для управления документами будут прямо и мгновенно доступны для сотрудников, работающих с другими типами корпоративного ПО.
4. Работа в команде
Если принципы работы в вашей компании подразумевают командную работу, а это так для многих компаний, вы наверняка хотели бы дать вашим сотрудникам возможность удобной работы над одним и тем же документом.
С простым приложением для управления документами они смогут редактировать документ одновременно, видеть изменения, внесенные каждым сотрудником, оставлять комментарии и проводить обсуждения внутри документа, не проводя собраний и не бронируя комнату для переговоров. Это сэкономит время и позволит более эффективно работать над проектом.
5. Контроль версий
Вам знакома ситуация, когда вы работаете над проектом и замечаете, что вы ушли в неправильном направлении на какой-то стадии? Даже если нет, это случается часто, и обычно довольно трудно справляться с последствиями этого.
Системы контроля версий необходимы для работы программистов (например система Git), однако, они также могут быть полезны в различных типах бизнеса.
Даже если что-то идет не так как планировалось в работе над определенным документом, ваше приложение для управления документами позволит вам видеть, какие изменения были предложены и кем.
Таким образом ваша команда сможет отойти к последней правильной версии и продолжить работу без проведения обсуждений и конфликтов.
6. Безопасность и контроль доступа
Информационная безопасность необходима для успешного бизнеса. Если вам нужно защитить данные не только от вторжения извне, но и установить различные уровни доступа для ваших сотрудников, приложение для управления документами идеально справится с этой задачей.
Вы сможете устанавливать различные уровни доступа для каждого документа и контролировать, кто может просматривать, редактировать документ, вносить комментарии и предложения для каждого файла в вашей системе.
Эта функция обеспечит то, что работа будет идти в соответствии с вашим видением и планами, а ваши сотрудники смогут видеть только то, что им позволено видеть.
7. Поиск
Представьте себе стопку бумажных документов, а вам нужно найти абзац, описывающий конкретный термин. Хотели бы вы просмотреть каждый лист бумаги в этой стопке для этого? Скорее всего нет. Это было бы скучно и долго.
Но если у вас есть приложение для управления документами, это можно выполнить в течение нескольких секунд. Просто используйте функцию поиска, и система покажется вам все места, в которых встречаются требуемые слова.
Это сэкономит вам время и сбережет нервы. Так что не забудьте про реализацию этой удобной функции при кастомной разработке мобильного или веб приложения.
8. Мобильная версия
Так как все становится мобильным в наши дни, не забудьте сделать и мобильную версию наряду с вашим веб приложением для управления документами.
Это повысит гибкость системы, так как ваши сотрудники смогут использовать её где бы они ни были.
Даже если ваш сотрудник находится, например, в аэропорту по пути на зарубежную конференцию, но возникает срочный вопрос или проблема, касающаяся определенного документа, он/она сможет легко урегулировать это за короткое время с мобильного телефона или планшета.
Это удобно для всех, не так ли? Опять же, это сохранит время, следовательно, деньги, а также нервы.
В Smartum Pro мы даем нашим клиентам полезные рекомендации по вопросам бизнеса и по проекту для достижения их целей и решения задач.
Также мы предлагаем качественные услуги разработки мобильных и веб приложений для оптимизации и автоматизации бизнес процессов.