10 преимуществ приложений для управления документами для вашего бизнеса
Приложения для управления документами являются эффективным средством для оптимизации бизнес процессов в различных областях.
В предыдущей статье мы рассказали о том, какие функции необходимы каждой системе управления документооборотом.
В этот раз мы рассмотрим самые главные преимущества, которые такая система может принести вашему бизнесу.
1. Забота об окружающей среде
Когда вы подумаете о количестве бумаги, которое используется в работе вашей компании, вы наверняка поймете, насколько это вредит окружающей среде, более того, от всего этого ещё и придется когда-нибудь избавляться.
Мы живем в 21 веке, и забота о нашей планете — это уже не просто хорошее и нужное дело, но даже тренд и дань моде. Система управления документооборотом избавит вас от бумаги настолько, насколько это возможно.
С миру по нитке, так что почему бы не внедрить приложение для управления документами в вашей компании и начать прилагать усилия в заботу о нашей планете?
2. Доступность
Говоря о доступности сервисов, давайте рассмотрим облачные приложения для управления документооборотом, так как они обеспечивают ряд возможностей для улучшения рабочего процесса.
“Облачный” означает, что все данные, используемые внутри системы, хранятся на сервере провайдера и доступ к ним может быть получен в режиме онлайн. Существует много преимуществ, которые дают облачные сервисы.
Вероятно, одно из наиболее важных — гибкость в работе, которую они обеспечивают вам и вашим сотрудникам.
Вы можете получить доступ ко всем необходимым файлам по интернету, с любого устройства (если у вас есть мобильная версия приложения для управления документами) и независимо от того, где вы находитесь.
3. Снижение затрат на персонал
Если вас беспокоит цена, которую вы должны заплатить за приложение по управлению документами, попытайтесь сравнить её с суммой, необходимой на оплату работы секретарей и ассистентов за работу с бумажными документами.
Вам также стоит оценить время, которое затрачивается в вашей компании на документооборот. Ваши сотрудники смогли бы делать нечто более продуктивное вместо этого, таким образом принося больше прибыли в долгосрочной перспективе.
4. Интеграция с другими системами
Использование несвязанных программ в компании без функции синхронизации может стать источником ряда проблем.
Гораздо удобнее обеспечить вашим корпоративным приложениям, таким как CRM, ERP, BPA системы и, конечно же, системы управления документооборотом, свободное взаимодействие друг с другом и обмен данными, так что вашим сотрудникам не придется заниматься этим вручную.
Это сэкономит время и уменьшит число сбоев и ошибок в рабочем процессе. Данную функцию будет особенно просто внедрить, если вы выберете кастомную разработку мобильных и веб приложений.
5. Усовершенствование рабочего процесса
Это наиболее глобальное и важное преимущество внедрения систем управления документооборотом в бизнесе.
Улучшение рабочего процесса означает, что внедренные продукты позволят вам экономить время, сократят уровень стресса среди работников, уменьшат риск ошибок и увеличат продуктивность, эффективность и в конечном итоге прибыль вашей компании.
Узнайте больше о кастомной разработке мобильных и веб приложений для автоматизации рабочего процесса.
6. Информационная безопасность
Сохранение вашей информации от нежелательного доступа — необходимая часть ведения стабильного бизнеса. Вы ведь не хотите, чтобы информация проникла за пределы компании — ни из-за вмешательства со стороны, ни через сотрудников.
Приложения для управления документами позволяют устанавливать различные уровни доступа для сотрудников, сохраняя вашу информацию от взлома и обеспечивая то, что каждый файл будет доступен только тем, кому это позволено.
7. Порядок на столах и в шкафах
Перенос всех документов с бумаги в цифровую систему управления документооборотом или же в приложение позволит сделать что-то полезное не только для окружающей среды, но также и для вашей компании.
Если вы любите порядок, то его будет гораздо удобнее поддерживать, когда все ваши файлы будут храниться в системе, а не распределены по всему офису.
Конечно, тогда вам придется поддерживать порядок уже в системе, но ведь это уже гораздо проще, не так ли?
Эта функция является одной из ключевых и самых распространенных в разработке веб и мобильных приложений как решения для управления документооборотом.
8. Упрощенный поиск
Большие указатели терминов в традиционных старомодных справочниках используются все меньше и меньше в наши дни.
Безусловно, они удобны для поиска, но что если у вас есть тысячи страниц разных документов, а вам нужно найти в них всю информацию по конкретной теме?
Просмотр всех них может занять час или два, день, неделю или даже месяц. Однако, когда все эти файлы хранятся в цифровой системе, вам понадобится всего лишь несколько секунд или минут, чтобы проверить все ключевые слова и их встречаемость в этих файлах.
9. Упрощение командной работы
Командная работа важна во многих сферах. Обычно, когда вы ведете проект, вам нужно, чтобы над ним одновременно работали несколько человек.
Для этого вам стоит сделать процессы обсуждения и совместной работы настолько беспрепятственными и удобными, насколько это возможно, чтобы ваша команда могла работать на полную мощность.
Для этого необходимо сократить временные затраты на необязательные задания, позволить легко вести обсуждения и контролировать работу каждого члена команды. А это как раз позволяет делать любое базовое приложение для управления документами.
10. Устойчивость
Когда ваша информация находится на защищенном сервере, она в гораздо большей безопасности, чем когда вы храните её на бумаге в офисе.
Таким образом её невозможно уничтожить физически (только если все серверы вашего провайдера не выйдут одновременно из строя) или просмотреть при проникновении в офис.
Определенно, киберугроза всегда остается, но если вы выбираете надежного провайдера, вы можете быть в большой степени уверены, что ваши документы будут в безопасности.
Команда Smartum Pro предлагает кастомную разработку мобильных и веб приложений для оптимизации бизнес процессов и увеличения эффективности компаний наших клиентов.
Мы также предлагаем кастомную разработку приложений для управления документооборотом, которые будут включать все необходимые вам функции.